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House manager, chi è e come trovarlo

House manager, chi è e come trovarlo

House Manager per la gestione delle proprietà dei privati.

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Caratteristiche, mansioni, soft skills e ruoli.

In questo articolo parleremo della figura dell'house manager, le sue caratteristiche, il profilo e come trovarlo. Mentre il personal assistant è una figura di supporto alla persona, possiamo dire che l'house manager è invece la figura specifica centrata sulle proprietà immobiliari, la gestione di case e il loro management.

 Non è facile dare un perimetro alle mansioni che l'house manager svolge o può svolgere; questo dipende da molti fattori come:

  • la possibilità di dover gestire lo staff domestico
  • il tipo di struttura o strutture gestite
  • le specifiche necessità del datore di lavoro.

Nel caso in cui il manager delle proprietà debba anche gestire il personale domestico e di cucina è chiaro che diventeranno necessarie capacità particolari ed esperienza nella gestione dei dipendenti. Se l'house manager gestisce più proprietà (e perché no in nazioni diverse o in luoghi lontani tra loro) dovrà essere una persona disponibile a viaggiare e capace di lavorare sotto stress.

Quali sono le mansioni dell' House manager?

Le mansioni dell'house manager così come del maggiordomo (in inglese Butler) vengono descritte in maniera precisa dall’"International Guild of Professional Butlers". È importante notare come le mansioni di un manager della proprietà possono coincidere con le mansioni richieste ad un manager di un hotel. 

Per questo motivo le associazioni dei professionisti della gestione delle case si occupano di formare personale sia destinato all'ambiente alberghiero che a quello privato. Per fare un esempio la "Professional English Butler" forma personale che poi è stato posizionato presso hotel di alto rango come Sheraton hotel, Regent, Bellagio (Las Vegas) ecc. ecc.

Ma torniamo al titolo di questo capitolo e cioè quali sono le mansioni dell'house manager; in linea di massima ecco una lista di mansioni:

  1. Supervisione del personale domestico;
  2. gestione amministrativa della o delle proprietà;
  3. gestione dei fornitori e dei servizi annessi;
  4. responsabile dei sistemi di sicurezza.

Quando l'house manager ha un ruolo di coordinamento del personale domestico sarò anche responsabile di:

  1. inventario degli oggetti di valore, arte, antiquariato, porcellane ecc ecc;
  2. personale o servizi di lavanderia;
  3. manutenzione e pulizia;
  4. attività subappaltate, manutenzione e altri lavori nella proprietà;
  5. automobili presenti nella proprietà;
  6. infrastrutture (piscina, campo da golf, giardini...)

Differenza tra House manager e Maggiordomo (butler)

Qual è quindi la differenza sostanziale tra l'house manager e il maggiordomo? Il punto cruciale che definisce la differenza tra questi due ruoli é il fatto che mentre il maggiordomo è concretamente attivo è coinvolto nei lavori comuni l'house manager ha un ruolo di coordinamento di amministrazione. Infatti l'house manager è anche responsabile per quanto riguarda la gestione amministrativa del personale domestico di ferie e permessi, delle buste-paga e della malattia dei dipendenti.

House Manager: caratteristiche soft skills

All'house manager sono richieste soft skill particolari e grande intelligenza emotiva ecco alcune caratteristiche:

  1. Proattività: anticipa le necessità e non si limita a svolgere gli ordini del datore di lavoro
  2. Ha un carattere amichevole elegante tuttavia è capace di mantenere il rapporto con i datori di lavoro, i familiari e i loro amici in un ambito professionale.
  3. Un forte senso della privacy e della riservatezza gode della piena fiducia del datore di lavoro.

Conoscenze richieste al manager di una proprietà

L'House Manager ha capacità e conoscenze che non sono molto diverse da quelle di un manager di azienda; sia dal punto di vista prettamente manageriale che tecnologico che da quello delle soft skills, come abbiamo visto sopra.

Capacità di problem solving, capacità di lavorare per obiettivi, l'house manager è geniale, pronto, intraprendente, industrioso, fine. Anche le capacità di leadership sono importanti e l'orientamento a lavorare in modo autonomo.
Alcuni requisiti tecnologici sono la capacità di utilizzare software di gestione, Excel, lavorare in cloud per condividere con datori di lavoro informazioni, calendari e novità.

Le qualifiche necessarie ad un House manager, scuole, esperienza, settori.

Come abbiamo spiegato precedentemente il ruolo dell'house manager abbraccia una forbice di possibilità molto ampia. 
Può essere una persona dedita ad una singola proprietà con ruoli tutto sommato semplici e delineati oppure può essere il manager di più proprietà sparse nel mondo ognuna delle quali con personale domestico e necessità complesse.
Per questo motivo il background di un house manager può essere esperienziale come anche universitario. Facciamo l'elenco giusto per chiarezza:

  • Esperienza in management di Hotel
  • Esperienza nello stesso ruolo in lavori precedenti
  • Formazione universitaria e master
  • Formazione in corsi e scuole private specifiche

House manager Part-time

Malgrado normalmente l'house manager lavori a tempo pieno per il datore di lavoro e per le sue proprietà può succedere di averne bisogno per un tempo limitato.
I casi sono i più svariati: una casa da amministrare in attesa di essere venduta, una casa poco utilizzata in uno specifico periodo, una casa su cui si stanno effettuando lavori e nuovi progetti.

Sappiamo per esperienza che quando un house manager inizia a collaborare con successo per un datore di lavoro diventa automaticamente una figura chiave la cui collaborazione difficilmente viene interrotta.

Come trovare un House Manager

Allure Milano si occupa di selezione e recruiting di House manager qualificati e referenziati; ci occupiamo anche di formare il personale per istruirlo sulle specifiche esigenze del cliente.

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Personal assistant

Personal assistant

Assistente personale per la famiglia, gli impegni privati e il business.
Caratteristiche, mansioni, soft skills e ruoli.

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Un Personal Assistant per la famiglia e i privati

Il personal assistant nella famiglia è una figura chiave con un largo range di responsabilità in ambito domestico. Come vedremo in questo articolo il personal assistant è parte dello staff domestico può avere ruoli nella gestione dei bambini, della casa, del parco auto, degli impegni privati, delle vacanze, della gestione degli ospiti per uno o più componenti della famiglia. Scopri anche la figura dell'House Manager.

E difficile circoscrivere le mansioni dell'assistente di famiglia proprio perché ogni famiglia può decidere di delegare solo alcune o tante responsabilità fino arrivare alla gestione del denaro e del budget mensile. Possiamo immaginarlo come un maggiordomo evoluto dell'era moderna. Può essere sia un uomo che una donna l'importante è che abbia particolari caratteristiche di empatia, organizzazione, capacità di rispettare la privacy pur essendo sempre presente e a disposizione.

Ecco alcune mansioni richieste ad un Personal assistant

  • Si occupa di commissioni varie dallo shopping all'organizzazione di viaggi (acquista i biglietti, prenota l'Hotel, noleggia l'auto).
  • Collabora e lavora a stretto contatto con altre figure su vari progetti domestici.
  • Mantiene organizzato e aggiornato un elenco di fornitori domestici e costruisce buone relazioni con i fornitori.
  • Coordina il personale domestico e assiste se necessario con gli orari mensili.
  • Supervisiona i vari progetti domestici a secondo delle specifiche necessità.
  • Tiene un inventario di oggetti personali per gli assistiti e rifornisce se necessario un rendiconto.
  • Tiene un inventario di tutte le forniture domestiche (elettrodomestici, ricambi, lampadine, batterie, prodotti per l'igiene).
  • Mantiene un elenco di prodotti per la casa e di oggetti personali, comprese le informazioni su dove sono stati presi e dove riprenderli.
  • Acquista articoli per la casa secondo necessità.
  • Invia ordini di acquisto mensili e ottiene l'approvazione dalla famiglia, inoltre effettua ordini e monitora le consegne.
  • Si occupa della sicurezza dell casa a fine giornata: tutte le porte chiuse, sistemi antifurto e anti-intrusione attivi.
  • Risponde alle chiamate in arrivo e accoglie gli ospiti in caso di inviti.
  • Prepara la casa per eventi e feste. Si coordina con i fornitori per l'arredamento delle vacanze (Pasqua, Natale, vacanze estive, compleanni).
  • Gestisci i calendari provati della famiglia (separati dai calendari professionali).
  • Fissa appuntamenti personali.
  • Si assicura che gli appuntamenti siano sincronizzati con gli smartphone.
  • Tiene sotto controllo le scadenze domestiche (ad es. immatricolazioni di automobili, contratti di manutenzione, garanzie, ecc. ecc.).
  • Acquista  e gestisce la lista dei regali da fare.
  • Tieni traccia dei compleanni e di altre date importanti.
  • Manutenzione occasionale del guardaroba, ad esempio calzolaio, sartoria, ecc.
  • Pianifica e coordina gli impegni e gli eventi della famiglia.
  • Assiste con progetti di archiviazione personale.

Mansioni del personal assistant relative alla guida:

  • Trasporto sicuro e protetto dei componenti della famiglia.
  • Si occupa della pulizia delle auto: interni ed esterni.
  • Mantiene il veicolo pronto e in ottime condizioni: tagliandi, carburante, pressione dei pneumatici, Telepass, ecc.
  • Si occupa delle dotazioni di bordo delle auto: fazzoletti, acqua, ombrelli, autoradio, occhiali da sole.

Personal assistant Vs Baby sitter

Uno dei ruoli fondamentali del personal assistant in ambito familiare è sicuramente quello della gestione dei bambini. Ma quali sono le differenze tra un personal assistant e un babysitter?
Il personal assistant detto anche assistente familiare assume ruoli e responsabilità che vanno oltre la semplice assistenza dei bambini. La principale differenza tra un personal assistant è una Tata o babysitter è che i personal assistant non aiutano solo i bambini ma anche i genitori nel loro ruolo. Il personal assistant in relazione alla gestione dei bambini avrà una varietà di compiti che lo fanno diventare una soluzione perfetta per le famiglie impegnate. immaginiamo quindi un assistente personale come quello che hanno manager e imprenditori e una babysitter unite in una sola figura. Inoltre non è facile capire che se un genitore è molto impegnato e ha più tempo libero grazie al suo personal assistant questo si tradurrà in più tempo con i propri figli. Un'altra differenza tra un baby sitter è un personal assistant è che mentre il babysitter si occupa di custodire i bambini a casa e di svolgere poche altre mansioni un personal assistant si può occupare di portare a scuola i bambini, di portarli dal dottore nonché di portare il bambino ai corsi a cui è iscritto come in piscina o a karate.

Personal assistant per gli impegni privati

Alcune persone particolarmente impegnate nella società e con una gestione del tempo critica possono trarre beneficio dall'essere assistiti da un personal assistant degli impegni privati. Alcune delle mansioni di un assistente personale in ambito prettamente privato sono:

  • prenotare il parrucchiere incrociando gli impegni dell'agenda
  • fungere da coach o da supporto a scelte e decisioni
  • gestione di feste, organizzazione di eventi personali
  • aiuto in cucina e per l'acquisto del necessario per cene e week end
  • gestione degli inviti e redazione di resoconti
  • prenotazione di hotel, esperienze, strumenti sportivi (windsurf, vela, noleggio barca, prenotazione mostre e fiere)

Le soft skills del Personal assistant

Il family personal assistant come ormai chiaro lavora a stretto contatto con la famiglia e i suoi componenti.a lui sono richieste doti e caratteristiche caratteriali molto particolari.
Il personal Assistant ha la capacità di mantenere la riservatezza ed essere ultra discreto. I componenti della famiglia devono poter fidarsi ciecamente e questa dote si costruisce nel tempo con atteggiamenti idonei.
Egli mantiene la massima riservatezza e non rivela mai  informazioni relative ai suoi datori di lavoro. Dimostra un'eccellente etichetta e-mail, comunicazioni precise ed eleganti. Ed ecco ancora altre caratteristiche di personalità e temperamento del Personal Assistant:

  • Forte etica del lavoro, affidabile, puntuale e onesto/a.
  • E' una persona pratica ed efficiente.
  • E' disponibile a lavorare nel weekend e di sera.
  • Conosce e sa usare la tecnologia, è curioso.
  • E' altamente organizzato, meticoloso, attento ai dettagli, scrupoloso.
  • Sa lavorare in multitasking e sa muoversi per priorità.
  • Ha un atteggiamento positivo, sa fare gioco di squadra.
  • Ovviamente ad un personal assistant si richiede ottima padronanza della lingua inglese.
  • Ha doti di problem solving, sa lavorare in modo indipendente come sa ricevere ordini e rispettare le scelte dei datori di lavoro.
  • E' disponibile a viaggiare con la famiglia per prestare assistenza anche durante le trasferte.

Personal assistant in ambito business

Fino ad ora abbiamo parlato del family personal assistant ma questa figura può avere anche un ruolo di supporto dell'attività professionale di un manager. Un esempio è il personal assistant Ceo che una figura specifica di supporto ai Ceo delle aziende.

Un personal assistant in ambito professionale si occupa di:

  • Gestione agenda professionale complessa (oltre che quella personale)
  • Editing di documenti e presentazioni per riunioni e convention
  • Organizzazione appuntamenti, meeting, conference-call, pranzi e cene di lavoro, interviste, partecipazione ad eventi
  • Pianificazione riunioni, briefing
  • Gestione della lista di contatti
  • Supporto segretariale a 360°
  • Coordinamento dell'agenda professionale con altre figure chiave (collaboratori)
  • Prenotazione viaggi e trasferte di lavoro in Italia e estero
  • Gestione note spesa e rimborsi
In ambito business un personal assistant deve avere doti multitasking, con forti caratteristiche relazionali, precisione e organizzazione.

Anche in questo caso si richiede sempre massima discrezione e riservatezza, disponibilità a viaggiare e ad assistere il manager in trasferte complesse.
E' richiesta la conoscenza del pacchetto di office, dell'uso della tecnologia in generale e una predisposizione alla soluzione di questioni burocratiche e amministrative.

VIP Personal Assitant

I Vip e le celebrità sono un'altro tipo di figura che fa spesso uso di un'assistente personale. In questo caso il ruolo del personal assistant per le celebrità si sposta molto sulla parte di gestione appuntamenti, impegni personali, agenda, contatti. Un personal assistant per i VIP può avere anche forti competenze nel management e diventare un vero e proprio manager e consigliere in grado di gestire i contratti; può dare consigli che vanno dalla scelta dell'outfit per una festa alla decisione di partecipare o no ad eventi o programmi televisivi. Anche nella moda alcuni personaggi famosi fanno uso di un personal assistant.

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MOTIVAZIONI DEL TRATTAMENTO DEL DATO RACCOLTO

Effettuiamo la raccolta dei suoi dati personali al fine di:

  1. Ottemperare ai nostri obblighi verso i clienti.

  2. Creazione e conservazione dei documenti legali in conformità ai principi contabili

  3. Gestire la fruizione del Servizio

  • Tenere elenco di richieste speciali

  • Verificare che il Cliente abbia effettivamente fruito del servizio

  • Tenere elenco di Clienti che hanno violato i Termini e le Condizioni di acquisto o il Regolamento di utilizzo del Servizio.

  1. Migliorare i nostri Servizi, in particolare:

  • trattamento dei suoi dati personali nell’ambito del nostro programma di marketing clienti allo scopo di condurre attività di marketing, promuovere marchi e ottenere una comprensione migliore delle sue esigenze e dei suoi desideri;

  • analisi della soddisfazione (sia in forma anonima che palese)

  • adattamento dei nostri prodotti e servizi allo scopo di soddisfare meglio le sue esigenze;

  • personalizzazione di offerte commerciali e messaggi promozionali che le inviamo;

  • invio di comunicazioni relative a offerte speciali e nuovi servizi creati da ALLURE DOMESTIC STAFF SRL.

  1. Gestire il rapporto con i clienti prima, durante e dopo la fruizione del Servizio:

  • fornitura di dati per il database dei clienti;

  • esecuzione di operazioni di segmentazione basate sugli interessi dei clienti in vista dell’invio di comunicazioni mirate;

  • previsione e anticipazione di comportamenti futuri;

  • sviluppo di statistiche e punteggi commerciali ed esecuzione di attività di creazione di rapporti;

  • fornitura di dati di contesto per lo strumento di invio delle offerte quando un cliente visita un sito Web;

  • conoscenza e gestione delle preferenze di clienti nuovi o fidelizzati;

  • invio di newsletter, promozioni e offerte sia da parte di ALLURE DOMESTIC STAFF SRL che da parte di sponsor o partner terzi a mezzo posta cartacea o via e-mail;

  • gestione delle richieste di annullamento dell’iscrizione a newsletter

  • valutazione del diritto di opposizione;

  1. Migliorare i servizi di ALLURE DOMESTIC STAFF SRL, in particolare:

  • conduzione di sondaggi e analisi di questionari e commenti dei clienti;

  • gestione di pretese/reclami;

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QUALI DATI RACCOGLIAMO

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  • informazioni personali (ad esempio data di nascita, nazionalità)

  • interessi dell’utente circa le informazioni trattate

  • domande/commenti prima, durante e dopo la fruizione dei nostri servizi.

Le informazioni relative ai minori vengono trattate solo con il previo consenso di un adulto che esercita diritti effettivi sul minore. Non tutti i nostri sistemi di raccolta dei Dati possono garantirci che il titolare del dato sia effettivamente maggiorenne.

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In tal caso, secondo le leggi vigenti in alcuni paesi, può essere richiesto il suo consenso preventivo con riferimento alla raccolta di informazioni di natura confidenziale.

COME VIENE RACCOLTO IL DATO

Il dato viene raccolto tramite:

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  • contatto email del cliente agli indirizzi email di ALLURE DOMESTIC STAFF SRL

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Il presente Documento viene applicato a tutti i canali e modalità di raccolta e conservazione dei Dati, direttamente riconducibili a ALLURE DOMESTIC STAFF SRL.

COME VIENE CONSERVATO E TUTELATO IL DATO

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UTILIZZO DEL DATO IN PROCESSI AUTOMATICI

  • Il dato trattato non viene utilizzato in maniera automatizzata.

  • Il dato viene utilizzato ai fini di analisi macroscopiche finalizzate a fornire al cliente informazioni e proposte in linea con i propri interessi e comportamenti.

  • Le analisi messe in campo sui dati raccolti forniscono al titolare del trattamento principalmente le seguenti informazioni: interessi dell’utente rispetto a determinate categorie di prodotti e servizi in particolare nel campo della cultura, dell’intrattenimento e del tempo libero.

  • Frequenza di acquisto e tasso di ritorno sulle iniziative proposte di ALLURE DOMESTIC STAFF SRL

  • Composizione del nucleo di utilizzatori del servizio

  • Attenzione dell’utente circa le proposte di ALLURE DOMESTIC STAFF SRL

  • Area di residenza

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Il Titolare del trattamento può effettuare macroanalisi rispetto agli interessi dei propri utenti su determinati argomenti raggruppati in macrocluster. Tali analisi non comportano tuttavia azioni o processi che possano profilare il singolo utente sulla base dei propri interessi in termini politici, sociali, religiosi, sessuali e filosofici.

Tali informazioni permettono al titolare del trattamento di definire, principalmente, offerte e strategie di comunicazione ad hoc per l’utente senza però mai escluderlo da offerte ed iniziative nella loro totalità.

CONDIVISIONE DEL DATO

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I nostri corsi

I corsi dedicati alla famiglia

I nostri corsi sono dedicati alla famiglia e a tutti coloro che vorranno seguire la formazione per migliorare la gestione e l'accoglienza della propria casa.

Tutti i corsi sono personalizzabili in base alle esigenze e alle necessità del cliente.

Per maggiori informazioni e per conoscere le tariffe, contattateci inviando una richiesta alla mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Psicologia e psicoterapia

a cura di Carmen Vesci
Laboratorio per le coppie che aspettano il loro primo figlio durante il quale il genitore verrà portato a scoprire la differenza fondamentale tra l’autorità basata sui ruoli e la leadership basata sull'autorità personale e una comunicazione chiara.
Seminario sull'arte di dire no con la coscienza pulita.
Workshop su come aiutare i genitori e i bambini a rafforzare l'autostima e la fiducia in se stessi.
Laboratorio dedicato a future mamme alla ricerca dello spirito materno che ognuno ha dentro di sè.

Puericultura

a cura di Guendalina Baroni
Assistenza al neonato e alla famiglia.
Servizio di consulenza pre parto.
Servizio personal shopper.
Sistemazione cameretta.
Consulenza svezzamento.
Impostazione ritmo pappa-sonno.

Cucina e chef a domicilio

Personal chef, lezioni di cucina, eventi e catering con Pietro Arlati

Cene private a domicilio, corsi di cucina, serate a tema, eventi e consulenza per organizzazione eventi con menu che partano dai gusti dei clienti.
Format adeguati alle esigenze prestando attenzione anche al tema delle allergie o intolleranze alimentari e alla presenza di bambini.

Inclusi:
materie prime
1 bottiglia vino
servizio
pulizia cucina

Personal chef, lezioni di cucina e catering con Luca Pizzocheri

Cene private, eventi culinari ad hoc, lezioni di cucina a domicilio su temi base o speciali.

Inclusi:
materie prime
servizio
pulizia cucina

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Finishing School

Finishing School

I nostri corsi di Finishing School sono rivolti ai collaboratori e collaboratrici domestiche e si svolgono online o a domicilio.

Per la formazione a domicilio sarà necessario concordare un appuntamento telefonico, per capire le esigenze del cliente e potergli offrire una formazione 'ad hoc' oltre ad un preventivo personalizzato.

Tutti i corsi sono personalizzabili in base alle esigenze della famiglia.

Per le famiglie che si affidano ai servizi di ricerca e selezione del personale, è compresa la formazione del collaboratore domestico (a partire da 4 ore di formazione).

Le famiglie che vogliono formare i propri collaboratori possono inviare una mail per conoscere i percorsi di formazione e le tariffe, scrivendo a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Psicologia e psicoterapia

a cura di Carmen Vesci
Formazione per tate e baby sitter sui principali concetti di psicopedagogia dello sviluppo.
Nel corso si affronteranno le tematiche legate al trattamento rispettoso ed attento dei bambini.

Contenuti del corso:

  • I valori nei rapporti con l'altro: pari dignità, integrità, autenticità e responsabilità personale
  • Il linguaggio personale
  • Bisogni di base e "coccole"
  • Giocare con i bambini

Formazione e supporto per l'attività scolastica a casa.
Come aiutare i bambini a diventare autonomi e responsabili rispetto ai propri impegni scolastici.

Contenuti del corso:

  • Alla scoperta del proprio metodo di apprendere: lo stile cognitivo
  • Affiancare e non sostituire i bambini nei compiti
  • I tempi giusti per non perdere tempo

Puericultura

a cura di Guendalina Baroni
Formazione per tate e baby sitter sulla gestione del neonato.

Contenuti del corso:

  • Cura e gestione del neonato
  • Igiene del neonato
  • Contenimento del sonno
  • Preparazione e somministrazione prima pappa

Lingua Italiana

a cura di Melania Farina
Corsi e workshop tematici di italiano per collaboratori domestici stranieri, online e a domicilio.

Contenuti del corso:

  • Grammatica italiana
  • Avvicinamento alla cultura italiana e alla realtà milanese
  • Creazione di frasi sintatticamente corrette
  • Esercizi, role play o giochi che simulano le diverse situazioni della vita

Economia Domestica

a cura di Ciro Raineri, Tudor Morosanu
Corsi di formazione per maggiordomi, collabotori domestici e assistenti familiari.

Contenuti del corso a cura di Ciro Raineri:
  • La figura del maggiordomo
  • Il servizio
  • Il galateo
  • La valigia
  • Shoeshine
  • L'arte della camera
  • L'arte della tavola
  • Come si serve il vino
  • Event Planner
  • Personal Shopper
Contenuti del corso a cura di Tudor Morosanu:
  • La gestione della casa e accoglienza ospiti
  • Mise en place
  • Il servizio a tavola
  • Lavanderia e stiro

Cucina

a cura di Pietro Arlati, Alisea Minotti
Corsi di cucina per il personale domestico sui fondamenti della tradizione italiana.

I corsi sono personalizzabili sulle necessità della famiglia e sull'esperienza del personal di casa.
 
In cucina con Pietro Arlati:
 

• Formazione per il personale in italiano e in inglese
• I fondamenti della cucina italiana
• Regimi alimentari e percorsi studiati appositamente, anche in collaborazione con nutrizionisti e dietologi

In cucina con Alisea Minotti:

• I fondamenti della cucina italiana
• Ricette senza glutine e vegane
• Focus pasticceria 

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