Personal assistant

Il personal assistant nella famiglia è una figura chiave con un largo range di responsabilità in ambito domestico. Come vedremo in questo articolo il personal assistant è parte dello staff domestico può avere ruoli nella gestione dei bambini, della casa, del parco auto, degli impegni privati, delle vacanze, della gestione degli ospiti per uno o più componenti della famiglia. Scopri anche la figura dell'House Manager.

E difficile circoscrivere le mansioni dell'assistente di famiglia proprio perché ogni famiglia può decidere di delegare solo alcune o tante responsabilità fino arrivare alla gestione del denaro e del budget mensile. Possiamo immaginarlo come un maggiordomo evoluto dell'era moderna. Può essere sia un uomo che una donna l'importante è che abbia particolari caratteristiche di empatia, organizzazione, capacità di rispettare la privacy pur essendo sempre presente e a disposizione.

Ecco alcune mansioni richieste ad un Personal assistant

• Si occupa di commissioni varie dallo shopping all'organizzazione di viaggi (acquista i biglietti, prenota l'Hotel, noleggia l'auto).
• Collabora e lavora a stretto contatto con altre figure su vari progetti domestici.
• Mantiene organizzato e aggiornato un elenco di fornitori domestici e costruisce buone relazioni con i fornitori.
• Coordina il personale domestico e assiste se necessario con gli orari mensili.
• Supervisiona i vari progetti domestici a secondo delle specifiche necessità.
• Tiene un inventario di oggetti personali per gli assistiti e rifornisce se necessario un rendiconto.
• Tiene un inventario di tutte le forniture domestiche (elettrodomestici, ricambi, lampadine, batterie, prodotti per l'igiene).
• Mantiene un elenco di prodotti per la casa e di oggetti personali, comprese le informazioni su dove sono stati presi e dove riprenderli.
• Acquista articoli per la casa secondo necessità.
• Invia ordini di acquisto mensili e ottiene l'approvazione dalla famiglia, inoltre effettua ordini e monitora le consegne.
• Si occupa della sicurezza dell casa a fine giornata: tutte le porte chiuse, sistemi antifurto e anti-intrusione attivi.
• Risponde alle chiamate in arrivo e accoglie gli ospiti in caso di inviti.
• Prepara la casa per eventi e feste. Si coordina con i fornitori per l'arredamento delle vacanze (Pasqua, Natale, vacanze estive, compleanni).
• Gestisci i calendari provati della famiglia (separati dai calendari professionali).
• Fissa appuntamenti personali.
• Si assicura che gli appuntamenti siano sincronizzati con gli smartphone.
• Tiene sotto controllo le scadenze domestiche (ad es. immatricolazioni di automobili, contratti di manutenzione, garanzie, ecc. ecc.).
• Acquista  e gestisce la lista dei regali da fare.
• Tieni traccia dei compleanni e di altre date importanti.
• Manutenzione occasionale del guardaroba, ad esempio calzolaio, sartoria, ecc.
• Pianifica e coordina gli impegni e gli eventi della famiglia.
• Assiste con progetti di archiviazione personale.

Mansioni del personal assistant relative alla guida:

• Trasporto sicuro e protetto dei componenti della famiglia.
• Si occupa della pulizia delle auto: interni ed esterni.
• Mantiene il veicolo pronto e in ottime condizioni: tagliandi, carburante, pressione dei pneumatici, Telepass, ecc.
• Si occupa delle dotazioni di bordo delle auto: fazzoletti, acqua, ombrelli, autoradio, occhiali da sole.

Personal assistant Vs Baby sitter

Uno dei ruoli fondamentali del personal assistant in ambito familiare è sicuramente quello della gestione dei bambini. Ma quali sono le differenze tra un personal assistant e un babysitter?
Il personal assistant detto anche assistente familiare assume ruoli e responsabilità che vanno oltre la semplice assistenza dei bambini. La principale differenza tra un personal assistant è una Tata o babysitter è che i personal assistant non aiutano solo i bambini ma anche i genitori nel loro ruolo. Il personal assistant in relazione alla gestione dei bambini avrà una varietà di compiti che lo fanno diventare una soluzione perfetta per le famiglie impegnate. immaginiamo quindi un assistente personale come quello che hanno manager e imprenditori e una babysitter unite in una sola figura. Inoltre non è facile capire che se un genitore è molto impegnato e ha più tempo libero grazie al suo personal assistant questo si tradurrà in più tempo con i propri figli. Un'altra differenza tra un baby sitter è un personal assistant è che mentre il babysitter si occupa di custodire i bambini a casa e di svolgere poche altre mansioni un personal assistant si può occupare di portare a scuola i bambini, di portarli dal dottore nonché di portare il bambino ai corsi a cui è iscritto come in piscina o a karate.

Personal assistant per gli impegni privati

Alcune persone particolarmente impegnate nella società e con una gestione del tempo critica possono trarre beneficio dall'essere assistiti da un personal assistant degli impegni privati. Alcune delle mansioni di un assistente personale in ambito prettamente privato sono:

• prenotare il parrucchiere incrociando gli impegni dell'agenda
• fungere da coach o da supporto a scelte e decisioni
• gestione di feste, organizzazione di eventi personali
• aiuto in cucina e per l'acquisto del necessario per cene e week end
• gestione degli inviti e redazione di resoconti
• prenotazione di hotel, esperienze, strumenti sportivi (windsurf, vela, noleggio barca, prenotazione mostre e fiere)

Le soft skills del Personal assistant

Il family personal assistant come ormai chiaro lavora a stretto contatto con la famiglia e i suoi componenti.a lui sono richieste doti e caratteristiche caratteriali molto particolari.
Il personal Assistant ha la capacità di mantenere la riservatezza ed essere ultra discreto. I componenti della famiglia devono poter fidarsi ciecamente e questa dote si costruisce nel tempo con atteggiamenti idonei.
Egli mantiene la massima riservatezza e non rivela mai  informazioni relative ai suoi datori di lavoro. Dimostra un'eccellente etichetta e-mail, comunicazioni precise ed eleganti. Ed ecco ancora altre caratteristiche di personalità e temperamento del Personal Assistant:

• Forte etica del lavoro, affidabile, puntuale e onesto/a.
• E' una persona pratica ed efficiente.
• E' disponibile a lavorare nel weekend e di sera.
• Conosce e sa usare la tecnologia, è curioso.
• E' altamente organizzato, meticoloso, attento ai dettagli, scrupoloso.
• Sa lavorare in multitasking e sa muoversi per priorità.
• Ha un atteggiamento positivo, sa fare gioco di squadra.
• Ovviamente ad un personal assistant si richiede ottima padronanza della lingua inglese.
• Ha doti di problem solving, sa lavorare in modo indipendente come sa ricevere ordini e rispettare le scelte dei datori di lavoro.
• E' disponibile a viaggiare con la famiglia per prestare assistenza anche durante le trasferte.

Personal assistant in ambito business

Fino ad ora abbiamo parlato del family personal assistant ma questa figura può avere anche un ruolo di supporto dell'attività professionale di un manager. Un esempio è il personal assistant Ceo che una figura specifica di supporto ai Ceo delle aziende.